Portfólio · Produto próprio
KAFLOW
Gestão da produção, das entregas e do financeiro de laboratórios de prótese dentária.
O KAFLOW é um SaaS concebido, desenvolvido e operado pela GouveaTech. Ele organiza o caminho de cada trabalho do laboratório em um único sistema web, da chegada do caso à cobrança.
- Tipo
- SaaS vertical, produto próprio
- Setor
- Laboratórios de prótese dentária
- Papel da GouveaTech
- Concepção, produto, desenvolvimento, infraestrutura e evolução
- Situação
- Em produção
- Plataforma
- Aplicação web
Contexto
O que faz um laboratório de prótese dentária.
Quando um dentista indica uma coroa, uma faceta ou uma prótese, a peça normalmente é feita fora do consultório, em um laboratório de prótese. O laboratório recebe o caso — um molde físico ou um escaneamento digital —, produz a peça em várias etapas e a entrega à clínica. Cada trabalho é sob medida, tem prazo combinado e pode voltar para ajuste.
Recebe o caso
Molde físico ou escaneamento digital, com as orientações do dentista.
Produz em etapas
Cada serviço passa por etapas próprias, como modelo, desenho e acabamento.
Entrega à clínica
A peça segue para a clínica, com prazo combinado, e pode voltar para ajuste.
Cobra pelos serviços
Em ciclo próprio: a cobrança pode acontecer com o trabalho ainda em produção ou já entregue.
Existem laboratórios de uma pessoa só e laboratórios com equipe e etapas distribuídas. O caminho é parecido; o que muda é o volume e a divisão do trabalho.
O problema
A informação existe, mas não está no mesmo lugar.
Sem um sistema pensado para essa rotina, o estado de cada trabalho tende a se espalhar entre cadernos, planilhas, mensagens e a memória de quem está na bancada. Perguntas simples do dia a dia ficam difíceis de responder com segurança:
- O que chegou das clínicas e ainda não foi analisado?
- Em que etapa está cada serviço de um mesmo caso?
- O que vence hoje e o que já atrasou?
- O que saiu para entrega e o que voltou para ajuste?
- Quanto cada clínica deve e quanto já foi pago?
- O preço cobrado cobre o custo da peça?
Essas perguntas orientaram o desenho do KAFLOW.
Ponto de partida
Um problema conhecido por dentro.
O fundador da GouveaTech, Angelo Gouvêa, é técnico em prótese dentária e conhece essa operação pela prática. Por isso, o KAFLOW partiu da rotina real de um laboratório, e não de uma suposição sobre ela.
O KAFLOW também é usado na operação do laboratório do fundador. Assim o produto fica em contato permanente com a rotina real de um laboratório em funcionamento.
O desafio
Falar a língua do laboratório
Ordens de serviço, etapas, entregas e retornos com os nomes que o laboratório já usa, sem obrigar a operação a caber num sistema de gestão genérico.
Servir operações de tamanhos diferentes
Fazer sentido para quem trabalha sozinho e para quem tem equipe, sem impor a um a complexidade do outro.
Ligar operação e financeiro
Produção, entregas e cobranças precisam partir da mesma base, e não de controles paralelos — mas cada uma no seu ritmo, sem que uma trave a outra.
Visão do produto
Um trabalho, vários movimentos, uma mesma visão.
No KAFLOW, a ordem de serviço reúne o caso de um paciente, e cada serviço dentro dela tem a própria situação. Uma coroa pode estar pronta enquanto outro serviço do mesmo caso ainda está em produção: o sistema acompanha cada serviço, sem reduzir o caso a um status único.
A seguir, o KAFLOW aparece na ordem em que um trabalho costuma acontecer. Essa ordem serve para facilitar a leitura. Produção, entrega e financeiro são dimensões do mesmo trabalho, e cada uma segue seu próprio ritmo: um serviço pode ser cobrado, e até pago, enquanto ainda está em produção.
01A entrada do caso
Quando o caso chega em formato digital.
Parte dos casos começa com um escaneamento digital, e não com um molde físico. Para esses casos, a clínica tem um portal próprio para enviar a solicitação e os arquivos ao laboratório. Os casos que chegam por outros caminhos entram direto como ordem de serviço.
Visão da clínica
A clínica monta a solicitação.
No Portal da Clínica, a solicitação começa como rascunho. A clínica informa o paciente e o dentista responsável, escreve as orientações para o laboratório e anexa os arquivos do caso, separados por arcada superior, arcada inferior, mordida e arquivos complementares. Enquanto está em rascunho, tudo pode ser completado ou corrigido; o envio é um ato explícito e congela o que foi mandado.
Visão do laboratório
O laboratório analisa antes de aceitar.
Enviada, a solicitação chega à Caixa de Solicitações Digitais do laboratório como recebida. O laboratório abre o caso e inicia a análise técnica. A situação — recebida, em análise, aceita ou recusada — fica visível para o laboratório e para a clínica.
Durante a análise
Os arquivos 3D abrem no navegador.
Quando a solicitação traz escaneamentos, o laboratório pode inspecioná-los dentro do próprio KAFLOW, nos formatos PLY, STL e OBJ, para conferir se o arquivo certo chegou antes de seguir com o caso — sem precisar de outro programa só para isso.
Decisão de produto
Receber não é aceitar.
Uma solicitação enviada pela clínica não vira trabalho automaticamente. O laboratório analisa, decide se aceita ou recusa e, só depois de aceitar, monta a ordem de serviço com os arquivos do caso. A entrada do trabalho continua sob o controle de quem vai produzir.
02A ordem de serviço
O caso ganha uma ordem de serviço.
Depois da aceitação — ou quando o trabalho chega por outros caminhos —, o laboratório monta a ordem de serviço. Ela é o registro do caso: paciente, clínica, dentista, observações e arquivos ficam juntos, e os escaneamentos recebidos pelo Portal seguem com ela.
Dentro da OS
Uma OS, vários serviços.
Um mesmo caso pode reunir vários serviços — na tela, uma placa de bruxismo e um modelo de estudo. Cada serviço tem valor, prazo do serviço, prazo para o dentista e situação próprios. Ao ser criado, o serviço entra em produção por padrão, e o laboratório pode escolher outra situação quando o trabalho real pedir.
Decisão de produto
A orientação da clínica fica registrada como chegou.
Quando a OS nasce de uma solicitação digital, a orientação original da clínica acompanha o serviço e não pode ser editada. O laboratório registra as próprias observações ao lado, mas a orientação enviada continua visível como chegou.
03A produção
Onde cada serviço está, agora.
Com as ordens de serviço montadas, o acompanhamento do dia a dia acontece por serviço. O Controle de Produção reúne o que está em andamento: a OS de cada serviço, o cliente, o paciente, a data de entrada, o prazo, as etapas previstas para o caso e a situação.
Visão da produção
Uma linha por serviço, não por caso.
Serviços de uma mesma OS aparecem em linhas separadas e podem estar em momentos diferentes. A situação de cada um — em produção, em prova, finalizado, saiu para entrega — é atualizada pelo laboratório na própria lista, conforme o trabalho real. As etapas são escolhidas na montagem da OS, com responsável e prazo, de acordo com o que o caso exige, e os filtros por situação, prazo e cliente mostram o que vence e o que precisa de atenção.
04A entrega
A peça sai do laboratório, e o registro acompanha.
A saída para a clínica tem controle próprio. O Controle de Entregas mostra o que está pendente, o que está em rota e o que já foi entregue.
Visão da entrega
Cada saída com destinatário, entregador e momento.
Cada entrega registra a OS, o destinatário, o entregador e o momento do evento, e a situação da entrega anda junto com a do serviço: pendente enquanto ele aguarda a saída, em rota quando sai, entregue quando chega. Se um trabalho volta para ajuste, a próxima saída gera uma nova entrega, e o registro da anterior é preservado.
Operação e financeiro
Mesma base, ritmos próprios.
Produção, entrega e financeiro trabalham sobre as mesmas ordens de serviço e os mesmos serviços, mas nenhum espera pelo outro: entregar não é condição para cobrar, e uma cobrança ou um pagamento não travam a evolução do serviço na bancada.
05O financeiro
O financeiro parte dos mesmos serviços.
As cobranças do laboratório nascem dos serviços das ordens de serviço — os mesmos que a produção acompanha. O que muda é o ritmo: cobrar e receber acontecem quando fazem sentido para o laboratório e para a clínica, e não quando a peça muda de etapa.
Visão do financeiro
Quanto cada cliente deve e quanto já pagou.
Em Contas a Receber, o laboratório acompanha, por cliente, o que está em aberto, o que já foi recebido, o que venceu e as pendências. A cobrança de um serviço é gerada por uma ação explícita em Financeiro › Cobranças e não exige que ele esteja finalizado ou entregue; o recebimento pode ser parcial ou integral.
Decisão de produto
Cobrar não encerra o trabalho.
Gerar uma cobrança ou registrar um pagamento não muda a situação do serviço na produção. Um serviço pode ser cobrado, e até pago, enquanto ainda está na bancada, e depois seguir normalmente para finalizado e entregue. Também não há cobrança criada sozinha quando o serviço muda de situação: cobrar é uma decisão do laboratório.
06A precificação
O preço parte do custo.
Definir preço só por referência externa deixa uma pergunta sem resposta: quanto custa, para este laboratório, fazer cada peça? A precificação do KAFLOW monta essa resposta a partir da própria operação.
Visão do custo
Etapa por etapa, até uma referência de preço.
Cada serviço é descrito pelas etapas que exige, com o tempo de execução e a composição de materiais, mão de obra, equipamentos e ferramentas. Somados, esses custos recebem as regras do laboratório — estrutura, impostos e margem alvo — e resultam em um preço sugerido. O preço de venda continua sendo escolha do laboratório, e a tela mostra a margem resultante.
Decisão de produto
Sugerir, não decidir.
O KAFLOW mostra de onde vem o preço sugerido e qual margem resulta do preço praticado, mas não fixa o valor. Cada laboratório tem estrutura, clientes e estratégia próprios: o sistema dá a base do cálculo, e a decisão continua com quem conhece a operação.
Engenharia
Decisões que não aparecem na tela.
Um sistema que guarda a operação e o financeiro de outras empresas precisa ser previsível e fácil de manter enquanto muda. Estas são algumas das decisões que sustentam o que foi mostrado até aqui.
01 Arquitetura
Multiempresa desde a base.
Vários laboratórios usam a mesma aplicação, e os dados operacionais pertencem a cada empresa. O filtro por empresa faz parte da arquitetura: é regra para toda consulta e toda funcionalidade nova, e não um ajuste feito depois.
02 Produto e arquitetura
O Portal é outra porta, não outra tela.
A clínica entra por um portal próprio, com cadastro, login e sessão separados dos usuários do laboratório. O acesso é concedido e revogado pelo laboratório e fica restrito ao laboratório que o concedeu.
03 Dados
Arquivos clínicos não são arquivos públicos.
Escaneamentos e anexos dos casos não ficam disponíveis por link direto: são entregues pela própria aplicação a quem tem acesso, e a integridade de cada arquivo fica registrada por checksum.
04 Evolução
O banco muda por versão.
Cada mudança na estrutura do banco é uma migração versionada no repositório e aplicada pelo processo de publicação. Assim o produto pode evoluir com frequência sem que produção e desenvolvimento se afastem.
05 Integrações
Serviços externos ficam nas bordas.
Integrações ficam em camadas próprias. A cobrança das assinaturas passa por um contrato de gateway de pagamento, e o armazenamento de arquivos por um serviço que permite trocar o destino sem reescrever os módulos que o usam.
06 Qualidade
Testes e revisão de segurança.
As regras críticas têm testes automatizados, e o sistema passa por auditorias internas de segurança. A rodada de setembro de 2026 levou, por exemplo, à exigência de token contra requisições forjadas (CSRF) nas rotas que alteram dados e ao bloqueio do acesso web a arquivos internos.
Decisão de produto
Cancelar não é apagar.
Quando um trabalho é interrompido, a OS e seus serviços continuam no histórico, marcados como cancelados, e o motivo do cancelamento é obrigatório. Cancelar registra a interrupção: não apaga o caso nem desfaz o financeiro — um recebimento já pago não é estornado automaticamente.
Evolução
Um produto em produção continua mudando.
O KAFLOW já organizava a produção, as entregas e o financeiro dos laboratórios quando os casos digitais ganharam espaço próprio. Em agosto de 2026, sobre essa base em uso, entraram os arquivos digitais e o Portal da Clínica.
Arquivos digitais na OS
Escaneamentos em PLY e STL, e OBJ com materiais e texturas, anexados à ordem de serviço e visualizados em 3D no navegador.
Portal da Clínica
Acesso próprio para as clínicas, com solicitação em rascunho e envio explícito ao laboratório.
Análise e aceitação
Caixa de solicitações no laboratório: análise, aceitação ou recusa e, depois de aceitar, a montagem da OS com os arquivos do caso.
Nenhuma dessas partes substituiu a base existente: elas se ligam às mesmas ordens de serviço, aos mesmos arquivos e às mesmas regras de acesso.
Resultado
O que este case demonstra.
O resultado é o próprio produto: uma aplicação web em produção que reúne diferentes dimensões da operação de um laboratório, concebida, construída, publicada e mantida pela GouveaTech. O que o case mostra é a capacidade de entender uma operação específica e transformá-la em software que funciona.
12 Áreas envolvidas no desenvolvimento
Operação
- Fluxos operacionais
- Produção
- Financeiro
- Precificação
Plataforma
- Aplicação web
- Banco de dados
- Infraestrutura
- Comunicação
- Pagamentos
Continuidade
- Segurança
- Testes
- Evolução contínua do produto
GouveaTech
O mesmo método vale para outros problemas.
O KAFLOW nasceu de entender uma operação a fundo antes de escrever código. É assim que a GouveaTech trabalha, tanto em produtos próprios quanto em projetos sob medida: primeiro o problema, depois o software.
Para conhecer o KAFLOW como produto, visite o site do KAFLOW , abre em nova aba Voltar ao Portfólio